Privacyverklaring ReclameBordenLab

Verwerkings­verantwoordelijke in de zin van de AVG is:

• ReclameBordenLab
• Weerenweg 26, U17, 1161 AJ Zwanenburg, Nederland
• E-mail: info@reclamebordenlab.nl
• Telefoon: +31 6 40 17 19 39

ReclameBordenLab beslist over het doel en de middelen van de verwerking van persoons­gegevens. Voor privacy­vragen en verzoeken op grond van de AVG kun je terecht bij bovenstaand e-mailadres; wij hebben geen aparte Functionaris Gegevens­bescherming (FG) aangesteld omdat de aard en omvang van onze verwerkingen daartoe niet verplichten.

2.1 Gegevens die je actief aan ons verstrekt:

• Bij een bestelling: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bezorgadres (straat / huis­nummer / postcode / plaats / land), en eventueel een opmerking voor de bestelling.
• Bij een offerte-aanvraag: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je beschrijving + optioneel geüploade voorbeelden of referentiebeelden.
• Bij e-mail- of telefooncontact: alle gegevens die je in die communicatie deelt (naam, contactgegevens, vraag of klacht).

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld:

• Geanonimiseerde bezoekersgegevens: bezochte pagina en tijdstip. Deze worden direct geaggregeerd opgeslagen onder een dagelijks vernieuwde geanonimiseerde hash (SHA-256 van IP + browser-fingerprint + dag-zout). De hash is niet herleidbaar tot een persoon en wordt niet tussen dagen aan elkaar gekoppeld.
• Technische logs voor beveiliging: IP-adres en User-Agent op het moment van een API-request, uitsluitend voor het detecteren van misbruik en fraude. Deze logs worden automatisch na 7 dagen verwijderd, tenzij ze nodig zijn voor een lopend incidentonderzoek.

2.3 Wij verwerken geen bijzondere persoons­gegevens zoals gegevens over gezondheid, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuiging of strafrechtelijk verleden.

Wij verwerken persoons­gegevens uitsluitend voor doelen die we hieronder benoemen en met een geldige rechtsgrond uit artikel 6 lid 1 AVG.

We bewaren persoons­gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Bestelgegevens en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht art. 52 AWR).
• Aangeleverde ontwerpbestanden: 90 dagen na levering, tenzij je expliciet vraagt om langer bewaren ten behoeve van een herhaal-order. Na 90 dagen verwijderen wij de bestanden onomkeerbaar uit ons systeem.
• Offerte-aanvragen die niet tot bestelling leiden: 12 maanden, daarna geautomatiseerd verwijderd.
• Klantenservice-correspondentie: 24 maanden na laatste contact.
• Geanonimiseerde site-statistieken: maximaal 24 maanden, daarna verwijderd of geaggregeerd zonder dat individuele events worden bewaard.
• Beveiligings­logs: 7 dagen rolling, tenzij gekoppeld aan een actief incidentonderzoek.

ReclameBordenLab verkoopt geen persoons­gegevens aan derden. We delen uitsluitend met verwerkers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienst:

• Betaalverwerker (iDEAL / acquirer) — voor het afhandelen van betalingen ontvangen zij naam en het betaalbedrag, niet je adres of bestelinhoud.
• Bezorgpartner (PostNL of DHL) — ontvangt naam, adres en telefoonnummer voor afleverbericht.
• Hosting- en back-up­leverancier binnen de EU — voor het draaien en veiligstellen van onze database en bestandsopslag. Deze partij heeft een verwerkersovereenkomst met ReclameBordenLab.
• E-mailprovider binnen de EU — voor het versturen van bestelbevestigingen en transactiemails.

Met elke verwerker is een schriftelijke verwerkersovereenkomst gesloten waarin geheim­houding, beveiliging en het uitsluitend voor onze doelen gebruiken van de gegevens worden gegarandeerd.

ReclameBordenLab verwerkt persoons­gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken geen gebruik van hosting- of analytics-diensten waarvan de servers buiten de EER staan. Mocht dat in de toekomst veranderen, dan informeren wij je vooraf en zorgen we voor een passend beveiligings­mechanisme conform artikelen 44–50 AVG (zoals Standaard Contract­bepalingen van de Europese Commissie).

ReclameBordenLab neemt de bescherming van je gegevens serieus en past passende technische en organisatorische maatregelen toe om misbruik, verlies, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde toegang tegen te gaan, in lijn met artikel 32 AVG:

• Alle communicatie tussen je browser en reclamebordenlab.nl verloopt versleuteld via HTTPS (TLS 1.2 of hoger).
• Toegang tot het admin-paneel vereist een sterk wachtwoord en een server-zijdig HMAC-SHA256 ondertekend sessietoken met een maximale geldig­heid van 8 uur.
• Geüploade ontwerpbestanden krijgen een cryptografisch willekeurige referentie van minimaal 64 bits entropie en zijn niet enumereerbaar.
• Onze hosting­omgeving wordt automatisch geüpdatet en gepatched op kritieke beveiligings­meldingen binnen 24 uur na bekendmaking.
• Reguliere back-ups worden encrypted opgeslagen en met dezelfde bewaartermijn­regels behandeld als de primaire data.

Onder de AVG heb je de volgende rechten ten aanzien van de persoons­gegevens die ReclameBordenLab over jou verwerkt:

• Inzage (art. 15 AVG): je kunt op verzoek een kopie krijgen van alle gegevens die wij over jou verwerken.
• Rectificatie (art. 16): onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren we op verzoek.
• Wissing (art. 17): je kunt verzoeken om je gegevens te verwijderen, behoudens wettelijke bewaartermijnen die op ons rusten.
• Beperking (art. 18): in bepaalde gevallen kun je vragen om verwerking te beperken (bijv. tijdens een lopende klacht).
• Bezwaar (art. 21): tegen verwerkingen die op grond van gerechtvaardigd belang plaatsvinden.
• Data­portabiliteit (art. 20): de door jou verstrekte gegevens kun je in een gestructureerd, gangbaar en machine­leesbaar formaat ontvangen of laten doorgeven aan een andere verwerkings­verantwoordelijke.
• Niet onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22): ReclameBordenLab past geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen toe.
• Intrekken toestemming: als een verwerking op toestemming berust, kun je deze op elk moment intrekken zonder dat dit terugwerkende kracht heeft.

Je richt een verzoek per e-mail aan info@reclamebordenlab.nl of per post aan ons vestigings­adres. Ter verificatie van je identiteit kunnen wij om aanvullende informatie vragen (bijv. het ordernummer van een eerdere bestelling). We reageren binnen één maand, met de mogelijkheid van een verlenging van twee maanden bij complexe verzoeken (art. 12 lid 3 AVG).

Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met je persoons­gegevens, dan willen we dat graag eerst van jou horen via info@reclamebordenlab.nl. Onverlet dit recht heb je altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

ReclameBordenLab plaatst geen tracking-, marketing- of social-cookies. Er worden alleen strikt-functionele opslagmechanismen gebruikt die nodig zijn voor het functioneren van de site (zoals het winkelmandje in localStorage en een tijdelijke admin-sessiecookie). Een uitgebreide toelichting vind je in onze cookieverklaring. Omdat we geen niet-functionele opslag gebruiken, vragen we geen toestemming via een cookiebanner; conform artikel 11.7a Telecommunicatiewet is dat ook niet vereist voor puur functionele opslag.

ReclameBordenLab kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd te vinden op reclamebordenlab.nl/privacy. Bij substantiële wijzigingen (bijv. een nieuw type verwerking) informeren we klanten ook actief per e-mail of via een prominente melding op de website.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of de manier waarop ReclameBordenLab je gegevens verwerkt? Neem contact op via:

• E-mail: info@reclamebordenlab.nl
• Telefoon: +31 6 40 17 19 39 (ma–vr 09:00–17:30)
• Adres: Weerenweg 26, U17, 1161 AJ Zwanenburg